Come Automatizzare la Notifica su Alloggiati Web per Affitti Brevi in Italia

Se gestisci un appartamento turistico o un affitto breve in Italia, la comunicazione alla Polizia di Stato tramite Alloggiati Web è un obbligo di legge con un termine preciso: entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. In questa guida spieghiamo cos'è Alloggiati Web, chi è obbligato a notificare, come funziona tecnicamente — e soprattutto — come automatizzare il processo per non rischiare mai una sanzione.

Cos'è Alloggiati Web?

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato accessibile all'indirizzo alloggiatiweb.poliziadistato.it dove tutti i titolari di strutture ricettive in Italia devono comunicare i dati degli ospiti. Il sistema è operativo dal 2012 e ha sostituito il precedente modello cartaceo PS3.

La comunicazione avviene attraverso l'invio di una schedina con formato a 168 caratteri, che include i dati anagrafici dell'ospite, il tipo di documento e i dettagli del soggiorno. Questo formato standardizzato permette sia la comunicazione manuale via web che quella automatica via Web Service.

Chi è obbligato a comunicare su Alloggiati Web?

L'obbligo di comunicazione alla Polizia di Stato riguarda tutti i titolari di:

• Strutture ricettive alberghiere (hotel, pensioni, motel, alberghi)
• Strutture ricettive extralberghiere (B&B, agriturismi, ostelli, campeggi)
• Case vacanze e appartamenti in affitto breve (locazione turistica)
• Affitti brevi tramite piattaforme (Airbnb, Booking.com, ecc.)

L'obbligo riguarda tutti gli ospiti, sia italiani che stranieri, adulti e minori (con specifiche modalità per i minori di 14 anni).

Quali dati bisogna comunicare su Alloggiati Web?

La schedina da 168 caratteri include i seguenti campi:

• Tipo di alloggiato (1 = capofamiglia/capogruppo, 2 = familiare, 3 = membro del gruppo)
• Data di arrivo (GGMMAAAA)
• Durata del soggiorno (giorni)
• Cognome e nome dell'ospite
• Sesso
• Data di nascita
• Comune di nascita (o stato estero per stranieri)
• Cittadinanza
• Tipo di documento (codice a 5 caratteri)
• Numero del documento
• Luogo di rilascio del documento

Il formato richiede codici specifici per i comuni italiani (codice ISTAT), i paesi esteri (codice ISTAT paese) e i tipi di documento. Questo rende la compilazione manuale particolarmente tediosa e soggetta a errori, specialmente per ospiti stranieri.

La Chiave Web Service di Alloggiati Web: come ottenerla

Per l'invio automatico tramite Web Service, il sistema Alloggiati Web prevede una Chiave Web Service che autentica le richieste. Questa chiave è separata dalle credenziali di accesso al portale web.

Per generarla:

1. Accedi al portale alloggiatiweb.poliziadistato.it con le tue credenziali abituali.
2. Clicca sull'icona del tuo account in alto a destra.
3. Seleziona "Chiave Web Service" dal menu a tendina.
4. Clicca su "Genera nuova chiave".
5. Copia la chiave generata (formato: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX). Attenzione: viene mostrata una sola volta.

Come automatizzare la comunicazione su Alloggiati Web con Gotocheck

Gotocheck si collega al Web Service SOAP di Alloggiati Web e invia automaticamente la schedina quando l'ospite completa il check-in online. Il flusso è il seguente:

1. L'ospite riceve un link di check-in online via WhatsApp o email, prima dell'arrivo.
2. Dal telefono, scansiona la carta d'identità o il passaporto. L'OCR estrae automaticamente tutti i dati (nome, cognome, documento, data di nascita, nazionalità).
3. L'ospite firma il contratto digitalmente e riceve il codice di accesso alla serratura smart.
4. Gotocheck costruisce la schedina a 168 caratteri con i codici corretti (comuni ISTAT, tipi documento, ecc.) e la invia al Web Service di Alloggiati Web. Tutto automatico.
5. Ricevi conferma nel pannello di controllo e, se vuoi, via Telegram.

Vantaggi dell'automazione Alloggiati Web

• Mai più sanzioni per ritardo — l'invio avviene subito dopo il check-in, a qualsiasi ora.
• Zero errori di compilazione — l'OCR estrae i dati dal documento, Gotocheck usa i codici ISTAT corretti.
• Nessun lavoro ripetitivo — non devi più accedere al portale Alloggiati Web per ogni ospite.
• Storico completo — Gotocheck mantiene un registro di ogni schedina inviata, con data, ora e stato di conferma.
• Scalabile a più strutture — un solo pannello per gestire tutte le tue proprietà.
• Check-in anche a mezzanotte — l'automazione non dorme, anche per arrivi tardivi.

Integrazione con Channel Manager e PMS

Se utilizzi già un channel manager o PMS (Lodgify, Smoobu, Hostaway, Beds24, Guesty, ecc.), Gotocheck può sincronizzare le prenotazioni automaticamente. Quando una prenotazione entra nel sistema, il link di check-in viene inviato all'ospite automaticamente. Non devi creare manualmente nessuna prenotazione.

Se non usi un channel manager, nessun problema: puoi inserire le prenotazioni manualmente nel pannello Gotocheck in pochi secondi, o condividere il link di check-in direttamente con l'ospite.

Conclusione

La comunicazione su Alloggiati Web è un obbligo legale ricorrente che, se fatto manualmente, richiede tempo e comporta il rischio di sanzioni per ritardi. Con Gotocheck, il processo diventa completamente automatico: l'ospite fa il check-in online, la schedina viene inviata alla Polizia di Stato, e tu ricevi la conferma — senza toccare nulla.