Cada temporada, miles de propietarios de apartamentos turísticos pierden reclamaciones de daños porque no pueden demostrar que el deterioro fue causado por el huésped. El motivo: no tenían un inventario documentado firmado antes de la entrada.
Un buen inventario no solo protege tu depósito de seguridad. También simplifica las revisiones entre estancias, mejora la comunicación con el equipo de limpieza y reduce conflictos con las plataformas como Airbnb o Booking.
¿Por qué es imprescindible el inventario en una vivienda turística?
La naturaleza del alquiler vacacional implica mucha rotación de personas. A diferencia de un arrendamiento de larga estancia donde el mismo inquilino ocupa la vivienda durante meses, en una VUT pueden pasar decenas de grupos de personas al año. Cada uno puede causar daños menores que, acumulados, representan un coste significativo.
Además, el inventario tiene valor operativo más allá de las reclamaciones:
- Facilita al equipo de limpieza saber qué comprobar y reponer entre estancias.
- Permite detectar mermas de menaje (platos rotos, toallas desaparecidas) antes de que se acumulen.
- Ayuda a planificar reposiciones y mantenimientos periódicos.
- Mejora la valoración media al mantener la vivienda en perfecto estado.
Qué debe incluir el inventario: habitación por habitación
🛋️ Salón y zonas comunes
🍳 Cocina
🛏️ Dormitorios
🚿 Baños
🌿 Terraza, balcón o jardín (si aplica)
Cómo documentar con fotos de forma efectiva
Un inventario sin fotos tiene valor limitado. Las fotos son la evidencia visual del estado previo:
- Fotografía cada elemento del inventario en el momento en que está en perfecto estado (idealmente tras la limpieza y preparación).
- Incluye fotos de los defectos preexistentes: rayones en muebles, manchas en paredes, baldosas con grietas. Si no los documentas, el siguiente huésped podría reclamar que los causó él.
- Usa fotos con fecha y hora activada, o sube las fotos a un sistema con marcado automático de tiempo.
- Actualiza las fotos cada vez que cambies un elemento o detectes un desgaste significativo.
El inventario en el proceso de check-in
El inventario solo tiene valor legal si el huésped lo conoce y lo acepta antes de entrar. La mejor forma de hacerlo es integrarlo en el proceso de check-in digital:
- El huésped recibe el enlace de check-in por WhatsApp o email antes de llegar.
- Durante el check-in online, confirma haber revisado el inventario y acepta las condiciones.
- Esta aceptación queda registrada con fecha, hora e IP en el sistema.
- Si hay algún daño al salir que no existía en el inventario, tienes la prueba de que el huésped conocía el estado previo.
Inventario firmado en cada check-in
Gotocheck permite adjuntar el inventario al check-in digital para que cada huésped lo confirme antes de entrar.
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¿Con qué frecuencia debo actualizar el inventario?
Lo mínimo es revisarlo al inicio de cada temporada o cuando cambies o repongas elementos importantes. Para viviendas con mucha rotación, una revisión mensual del estado general es una buena práctica.
¿Debo incluir el inventario en el contrato de alquiler?
Para estancias gestionadas como arrendamiento de temporada (LAU), sí es habitual adjuntarlo como anexo al contrato. Para VUT con check-in digital, se integra en el proceso de registro del huésped y tiene el mismo valor.
¿Qué hago si el huésped niega haber causado un daño?
Presenta el inventario firmado antes de la entrada y las fotos del daño después de la salida. Si la gestión es por Airbnb o Booking, estos documentos son los que los sistemas de resolución de disputas consideran para decidir a quién asiste la razón.
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