Guía Definitiva SES.Hospedajes 2026: Normativa, Multas y Cómo Automatizarlo
Si gestionas un alquiler vacacional en España, el registro obligatorio de viajeros en SES.Hospedajes puede costarte hasta 30.000€ si lo haces mal. Aquí tienes todo lo que necesitas saber y cómo automatizarlo por completo.
📋 En este artículo aprenderás:
- • Qué es SES.Hospedajes y por qué reemplazó a Webpol y la Guardia Civil
- • Los +30 datos que ahora exige el Ministerio (incluido el método de pago)
- • Las multas reales: de 100€ a 30.000€ según la infracción
- • Por qué pedir fotos del DNI por WhatsApp es ilegal (RGPD)
- • Cómo automatizar el envío completo con Gotocheck
¿Qué es SES.Hospedajes?
SES.Hospedajes es el nuevo sistema electrónico desarrollado por el Ministerio del Interior de España para la comunicación de datos de huéspedes en establecimientos de alojamiento turístico. Este sistema unifica y moderniza el proceso de envío de partes de entrada que anteriormente se realizaba de forma manual o mediante sistemas locales.
Características principales:
- Sistema unificado nacional: Reemplaza los sistemas locales de cada comunidad autónoma
- Envío automático: Permite la integración con software de gestión hotelera
- Tiempo real: Los datos se envían inmediatamente tras el check-in
- Cumplimiento legal: Garantiza el cumplimiento de la normativa vigente
La diferencia con el antiguo sistema de la Policía y la Guardia Civil
Hasta hace relativamente poco, los anfitriones enviaban los partes de viajeros a través de sistemas separados según la fuerza policial de su zona:
- Webpol (Policía Nacional) — para zonas bajo competencia de la Policía Nacional
- Hospederías de la Guardia Civil — para municipios bajo competencia de la Guardia Civil
- Policías autonómicas — Mossos d'Esquadra en Cataluña, Ertzaintza en el País Vasco
Ese sistema ha quedado completamente atrás. Desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, toda la información debe volcarse obligatoriamente en el nuevo sistema centralizado SES.Hospedajes, que depende directamente del Ministerio del Interior y es mucho más exigente en la cantidad de datos requeridos.
⚠️ Si sigues usando Webpol o los sistemas de la Guardia Civil, no estás cumpliendo con la normativa vigente. El único sistema válido desde 2023 es SES.Hospedajes.
¿Quién debe usar SES.Hospedajes?
Todos los establecimientos de alojamiento turístico en España están obligados a utilizar este sistema:
✅ Obligatorio para:
- • Hoteles y hostales
- • Apartamentos turísticos
- • Casas rurales
- • Campings
- • Albergues
- • Pensiones
⚠️ Excepciones:
- • Alojamientos de menos de 30 días (en algunas CCAA)
- • Establecimientos no turísticos
- • Alquileres de larga duración
¿Qué datos es obligatorio enviar al Ministerio del Interior?
Aquí es donde el proceso manual se convierte en una pesadilla. Ya no basta con el nombre y el DNI. La normativa exige recopilar más de 30 campos de información, divididos en bloques:
🪪 Datos de identidad:
- • Nombre y apellidos
- • Sexo
- • Fecha de nacimiento
- • Nacionalidad
- • Tipo y número de documento
- • Fecha de expedición del documento
📅 Datos de la transacción:
- • Email y teléfono móvil
- • Fecha de la reserva
- • Fecha de entrada y salida
- • Número de personas
- • País y código postal de residencia
💳 Datos del pago (nuevo):
- • Método de pago (tarjeta, transferencia, efectivo…)
- • Titular del medio de pago
- • Fecha en que se realizó el pago
Este bloque es el más desconocido y el que más sorprende a los propietarios.
Plazos y sanciones
⏰ Plazos importantes:
- Envío de datos: Máximo 24 horas después del check-in
- Implementación obligatoria: Ya en vigor desde enero 2025
- Periodo de adaptación: Finalizado
Sanciones por incumplimiento:
| Tipo de infracción | Sanción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Leve | 100€ – 600€ | Retrasos en el envío, errores tipográficos en los datos |
| Grave | 601€ – 30.000€ | Omisión del registro de viajeros, no conservar partes 3 años, carecer de documentación |
Cómo hacer el registro en SES.Hospedajes paso a paso (el método manual)
Si decides hacerlo por tu cuenta, esto es lo que implica cada vez que recibes un huésped:
- Acceder a la sede electrónica del Ministerio del Interior con tu Certificado Digital o Cl@ve.
- Pedir a tus huéspedes (a menudo cansados tras el viaje) que te den sus DNI o pasaportes en mano.
- Preguntarles por su email, teléfono y cómo pagaron la reserva.
- Rellenar a mano, casilla por casilla, el formulario del Ministerio con los +30 campos exigidos.
- Repetir este proceso por cada persona mayor de 14 años en cada nueva entrada.
Con varias propiedades o en temporada alta, esto puede suponer horas de trabajo burocrático a la semana — con el riesgo añadido de un olvido o un error que derive en sanción.
Cómo automatizar con Gotocheck
Gotocheck se integra directamente con SES.Hospedajes para automatizar completamente el proceso:
Check-in online
El huésped completa sus datos desde su móvil
Validación automática
El sistema verifica y valida todos los datos
Envío a SES.Hospedajes
Los datos se envían automáticamente a las autoridades
Ventajas de la automatización:
- Cumplimiento garantizado: Nunca te olvidas de enviar los datos
- Ahorro de tiempo: Elimina el trabajo manual de introducir datos
- Reducción de errores: Los datos se validan automáticamente
- Trazabilidad completa: Historial de todos los envíos realizados
- Soporte 24/7: Asistencia técnica cuando la necesites
Preguntas frecuentes
¿Hay que registrar también a los menores de edad?
Sí. Aunque los menores de 14 años no estén obligados a llevar DNI, sus datos básicos deben quedar registrados en el parte de viajeros y vinculados al adulto responsable. Gotocheck facilita este enlace familiar de forma intuitiva durante el check-in online.
¿Cuánto tiempo debo guardar los partes de viajeros?
La normativa exige conservar los partes de registro (con la firma del huésped) durante 3 años. Al usar Gotocheck, todos estos documentos se generan y almacenan automáticamente en la nube, listos para descargar si recibes una inspección.
¿Puedo usar WhatsApp para pedir fotos de los DNI?
Es una práctica muy extendida pero legalmente peligrosa. Almacenar fotos de documentos de identidad en la galería de tu móvil personal te expone a sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (RGPD). Lo legal es usar una pasarela de check-in cifrada y con los protocolos de seguridad adecuados, como la de Gotocheck.
¿Qué pasa si mi PMS actual no es compatible con SES.Hospedajes?
Gotocheck puede funcionar independientemente de tu PMS actual o integrarse con la mayoría de sistemas existentes. También ofrecemos importación por CSV.
¿Qué documentos acepta el sistema?
DNI, NIE, pasaporte y otros documentos oficiales de identificación. El sistema valida automáticamente el formato de cada tipo de documento.
¿Listo para automatizar tu cumplimiento legal?
Gotocheck se encarga de todo el proceso de envío a SES.Hospedajes automáticamente.
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